マネジメントに必要なのは「会社の利益の最大化」という視点

プロジェクト担当者の課題はコミュニケーション
業務改革のためのシステム導入を行う場合、ITシステムに精通し、専業で行なえるプロジェクト担当者は社内にいないのが普通です。そこで、本業を抱えながらプロジェクトを担当することになりますが、その担当者は限られた時間と予算の中で満足いくようにプロジェクトをまとめることに、大変な苦労をすることになります。

大変な理由はいくつかあります。第一に、なかなか社内の協力を得られないということです。社内のニーズをつかもうとしても、的確で本質をついたヒアリングができませんし、相手も他の仕事を抱えているので十分な時間がとれず、表面的な把握になりがちです。

第二に、業者の選定や、その業者の提案が会社のニーズに合致しているかの確認がうまくできないことです。

第三として、業者は時には、1社に留まらず、複数の業者が協力し合って作業していくことになるのですが、この複数の業者を適切にコントロールしていくことは、極めて困難なことです。特に、最初に依頼した業者が、新たに連れて来た別の業者について、本当に適切なのかどうかは、判断がつかないでしょう。 　こうした問題が解決しないまま、プロジェクト担当者が業者に丸投げしてしまえば、会社のニーズに合わないシステムが導入されてしまうということになります。
第三者がコミュニケーションを円滑化
プロジェクトのマネジメントを第三者に依頼することで、こうした困難を回避することができます。当社はMaaS（Management as a Service）として、専門家による必要なマネジメントを提供しています。

専門知識を持った第三者がプロジェクトに入っていくと、コミュニケーションがスムーズになります。まず、システム導入にあたって、本当に必要な情報をヒアリングします。また、業者に伝えるべきことと伝えてはいけないこともここで判断できます。一方、業者の提案についても、クライアントが理解できるような形にして伝えることができますし、複数の業者を適切にマネジメントすることもできます。しばしば、業者の提案には「タテマエ」の部分がありますが、こうした部分にはどのような前提があるのかも明確にします。その上で、どのようなシステムとするかは、クライアントが判断できるように提示します。

MaaSの導入は、クライアントにとっても、勇気がいることです。というのも、外部のプロジェクト管理者は一見すると余計な存在に映ってしまいがちです。

しかし、プロジェクト担当者自身、プロジェクトを成功させるために、何が不足しているかを冷静に判断し、その部分を補うために第三者の支援を仰ぐことは、決して無駄なことではありません。どのようなシステムにするかの判断は、担当者にかかっています。そこから逃げず、「会社の利益の最大化」という視点を常に持つことが必要です。
担当者は一人で問題を抱えないこと
MaaSの導入事例として、アパレル会社のA社の事例を紹介します。A社にはIT部門がなく、兼任となる担当者に数千万円の予算を伴うプロジェクトをまかせるのは負担が大きいと考えました。そこで、私たちがプロジェクトの最初の段階から参加したのです。

現状分析とその情報共有からスタートし、業者とともにどのようにシステムを構築していくのか、ロードマップを作成しました。これは業者の提案に対し、どのタイミングでどのような作業をするのかを明確にしたものです。実際の作業は、毎週の定例会で進捗の確認や課題の発見と対策を決め、実行する、その繰り返しです。しかし、現場とのコミュニケーションや業者とのコミュニケーションを通じて、本当に必要なシステムを構築しました。例えば現場の要望であっても、必要性が低いものは代替案を考え、不要なものは外し、あるいは導入を先送りしました。

システムの導入は、担当者だけでも業者だけでもできません。一人で抱えずに、第三者のサポートを活用し、本当に必要とするシステムを導入していただきたいと思います。（終わり）