「導入時に８千万円かかったＩＴシステムのバージョンアップにまた８千万円です」
ＩＴ業界に散見される不可思議な商習慣に疑問を呈するのは、青山システムコンサルティング株式会社 代表の谷垣氏と同社ディレクターの野口氏だ。
ＩＴは企業経営にとって重要な役割を果たす一方で、専門的な知識が必要となる分野でもあるため、ＩＴベンダーから請求をされるままになっている企業は少なくない。
そんな中、同社は公正・中立の立場から、その会社に必要なＩＴを企画・デザインし、またそれを構築するＩＴベンダーの選定のコンサルティングを行っている。同社のサポート範囲はＩＴだけでなく、その上流の事業計画や経営戦略にまで及び、数々の企業の業務改革を支援している。
公正・中立な立場で業務改革を支援するとはどういうことか。またその改革を成功させるポイントとは何か。同社の谷垣・野口の両氏に話を伺った。
業務改革は大きく分けて２つあります。１つはオペレーション改革、もう一つはビジネス・モデル改革です。これまではオペレーション改革が中心でしたが、ＩＴ技術の進展とともに、これからはビジネス・モデル改革の比重が増えてくると思われます。
オペレーション改革は業務の効率化を図る改革です。業務改善とも呼ばれています。日常行われている業務を分析して、その問題点を把握。改善策を策定して問題の解決を図ります。その際、ＩＴを活用した対策を講じることでより効果的な改革の実現につながります。当社では、システム化計画というコンサルティングを行う中でこのオペレーション改革を支援しています。
オペレーション改革において最初に行うことは、業務の現状を把握することです。当社のシステム化計画ではこれを当社独自の業務調査票を用いて実施しています。
各現場の担当者が、それぞれ何処にどんな作業があって、どのくらいの作業時間がかかっているのかということについて、この業務調査票に回答してもらいます。これによって業務の実態を定量的に把握することができます。
この調査を実施した後で、経営者や現場担当者にヒアリングを行い、個別の業務の状況についてさらに詳しく聞いていきます。
業務調査票を回収・集計すると、各業務の作業時間を分析することができます。さらに、その業務における問題点も見つかってきます。数十人規模の会社でも数百もの問題点が明らかになることがあります。
ここで重要なことは、明らかになった様々な問題点を分析して、その体系化を行うことです。
数多くの問題点がある中で、その１つ１つに対策を講じるのは、効率的なやり方とは言えません。むしろ、問題の本質を見誤り、業務が一向に改善されない可能性すらあります。
当社では問題の体系化を行って、問題同士の関係性を明らかにすることで、現場の業務で起きている問題の真の原因を追究して、その上で、ToBeモデル（あるべき姿）を策定しています。
多くのＩＴベンダーやコンサルティング会社では、業務の問題把握を行う際に、現場のインタビューから始めますが、実はこれだと正しく実態をつかめないことが多いのです。
現場の担当者はヒアリングの際、印象的だった業務上の出来事を思い出して答える傾向があります。しかし、これは必ずしも会社全体における大きな問題であるとは限りません。
その時は大変だったと記憶している作業でも、それが１年に一度しかない数時間の作業ということもあり得ます。むしろ、毎日何気なく行っている作業の方にこそ、全体として見た場合には大きな改善につながる可能性があります。
このようなことから、当社では先述の業務調査票を使って問題の定量的な把握を行い、真の原因を明らかにした上で、ToBeモデルを策定しています。
オペレーション改革と並ぶもう一つの業務改革はビジネス・モデル改革です。オペレーション改革がＩＴによって業務の効率化を実現するのに対して、ビジネス・モデル改革はＩＴによって収益の仕組み自体を変えます。
ＩＴの進展に伴い、ビックデータやO2O、ウェアラブル・コンピューティングなど新しい技術トレンドが生まれています。これらの新しい技術を既存の事業に適用させることで、これまでにはない全く新しいビジネス創造を可能にするのがビジネス・モデル改革です。
今後、業務改革のトレンドはオペレーション改革から、このビジネス・モデル改革へとシフトして行くでしょう。
オペレーション改革においては、業務の問題点を解決すことにＩＴが活用されますが、ビジネス・モデル改革では、新しい収益を実現する手段にＩＴが活用されます。
最新のＩＴをもとにして収益の仕組みを考えるのがビジネス・モデル改革の特徴です。オペレーション改革では、現状把握や問題分析を行った上で、あるべき姿を描きますが、ビジネス・モデル改革では、ビジネス・モデルを考える最初の段階であるべき姿を描きます。つまり業務改革を進めるプロセスが異なるのです。
ビジネス・モデル改革では、ＩＴがビジネス・モデル自体の中に深く関わっているため、ビジネスを定義する段階からＩＴの専門家のサポートが必要とされる場合が多くあります。当社でも、ビジネス・モデル改革を支援するために、お客様の経営戦略、事業戦略を策定する段階からお客様と一緒にビジネス・モデルの検討に関わっています。
オペレーション改革を行うにせよ、ビジネス・モデル改革を行うにせよ、ＩＴは大きな役割を果たします。普及してきたクラウドサービスによってＩＴの活用はさらに進化して行くでしょう。当社でもお客様がクラウドを活用してＩＴシステムを構築することを積極的に支援しています。
クラウドでは、オンプレミス（自社内にＩＴを構築する場合）に比べて、導入のしやすさや、導入コストの安さが特徴的です。小さなＩＴシステムから初めて、ビジネスの成長とともに次第に大きくしていくことが容易に実現できるのです。
しかし、重要なのは、「如何にＩＴを使いこなすか」という視点でしっかりとしたＩＴ化の計画を立てることです。クラウドでもオンプレミスでも、業務の実態としてＩＴが使われないのであれば、そのＩＴ投資は無駄になってしまいます。容易に導入できるクラウドの場合は、その分、より注意を払ってＩＴ化を推進する必要があるでしょう。
業務改革において最も重要なことは経営者の関わりです。つまり、経営者がその改革にコミットするという明確な意思を表明する必要があります。
会議に出席して、参加者の目や表情を見ているだけでも経営者がそのプロジェクトに本気であることが伝わりますが、反対に、ＩＴが分からないなどの理由で、現場に任せきりにすると、うまく行くはずのプロジェクトもうまく行かなくなります。
業務改革が成功するかどうかは、経営者がどこまでリーダーシップを発揮できるかにかかっていると言っていいでしょう。
そして最後にＩＴの専門家の重要性についてお伝えしたいと思います。公正・中立なコンサルティング会社に関わってもらうことです。当社では、お客様の業務改革の支援を行っておりますが、ＩＴシステム構築は行いません。
通常はコンサルティング結果をもとに、必要なＩＴシステム構築を行うのですが、コンサルティングとＩＴシステム構築を１つの会社で行うと、ＩＴシステム構築にコンサルティング結果を合わせてしまうような順序が逆のことが起きてしまう可能性があります。
当社では、コンサルティングを通じてクライアントのあるべき姿を描き、それを実現するために最適なパッケージシステムやＩＴベンダーを中立の立場からアドバイスをすることに注力し、ＩＴシステムの構築には敢えて携わらないことで、公正・中立なコンサルティングを担保しています。
このような第三者からの客観的なアドバイスがある中でＩＴベンダーやパッケージシステムの選定を行うことが業務改革を成功させる鍵となります。（終わり）
