イベントでの食品発注における注意点

台風が接近する中、PTA主催のイベントの準備を進めていましたが、
その時に問題になったのが、食品の発注です。

イベント開催当日は、おにぎりやからあげ、焼きそばやフランクフルトなど、
いろんな食べ物を販売する予定でした。

もし台風が直撃してイベントが中止になるようであれば、
事前にその食品をキャンセルする必要があるのではという意見が上がってきたからです。

これらの食品は、日持ちしないので、その日のうちに食べてもらわなくてはなりません。
なのでイベントが中止なのに、発注した食品が届いてしまうと、その食品が無駄になってしまいます。

小学校の児童数は600名を超える人数です。
イベント当日は、児童だけでなく、その兄弟、保護者や地域の方々も参加するので、
発注をかける食品も相当数です。
それらが全て無駄になるのは、PTAの事業としては、結構大きな赤字になる可能性があります。

また、逆に事前のキャンセルをかけて、もし台風の進路がそれて、
イベントが予定通り開催されたとすると、
今度はイベントが開かれているにも関わらず、
販売する食品がないという事態になります。

たくさんの子ども達がお腹をすかせた状態が発生してしまいます。

表にしてそれぞれのリスクを整理するとこんな感じです。



キャンセルをしないことを決断すると、B-1のリスクがあります。
事前にキャンセルすることを決断すると、A-2のリスクがあります。


なので、キャンセルをするかしないかについては、
どちらにもそれぞれリスクがあることが分かります。

どちらの選択をするのかは、そのPTAとして何を大事にするかにかかってくることだと思います。

このようなリスクがあることは、台風が接近して初めて実感をしました。
今後はイベント毎にこのようなことを念頭に入れながら準備をして行きたいと思います。